Redogörelse för datasekretess

I denna redogörelse för datasekretess berättar vi om hurdana personuppgifter behandlar vi i samband med våra tjänsternas utförande och marknadsföringen, kundrelationens kontrollering, fakturering och för utvecklingen av marknadsföringens tjänster, samt vem har tillgång till uppgifterna och av vilken skäl.

Vi kan uppdatera denna redogörelsen för datasekretess genom att publicera en ny version av den i nätet, så det lönar sig att kontrollera den regelbundet. Kontinuerlig användningen av webbplatsen och tilläggstjänster efter publiceringen av den nya versionen ses som godkännande av de bearbetade villkor. Genom att använda vår webbplatsen, accepterar du dina personuppgifters behandling angående denna redogörelse för datasekretess.

  1. Registeransvarig

Kommeet Oy (senare Smilee)

Yrttipellontie 1

90230 Uleåborg

tel. +358 405 528 702

support@smilee.io

  1. Kontaktperson angående register

Verkställande direktör: Teuvo Karppinen, teuvo@smilee.io

  1. Registers namn och registrerade

Smilee   Kund- och marknadsföringsregister

I detta registret behandlar vi vår kundernas samt potentiella kundernas och deras representanters personuppgifter. 

 

  1.     Avsikten för personuppgifters behandling

Vi behandlar personuppgifter i saken angående kundrelationens kontrollering (bl.a. för att producera tjänster och levererande, för fakturering och inkassering, för att hantera reklamationer, rekryteringen, för kundstöd och för att mäta upp kundtillfredsställelsen), för kundkommunikationen samt för Smilees och dess samarbetspartners erbjudna tjänsternas marknadsföring samt för att utveckla tjänster.

Uppgifterna kan samlas och behandlats också för att fylla lagliga plikten, liksom för bokföring- och myndigheter.

Vi samlar, förvarar och behandlar personuppgifterna endast förut nämnda behov.

 

  1.     Registers informationsinnehåll

Av registrerade kan man registrera följande information:

 

–        Namn

–        Företag

–        Telefonnummer

–        E-postadress

–        Adress

–        Titel

–        Tillstånd uppgifter

–        Offentliga klassificering information

–        Information om kundrespons

–        Beställnings-, fakturerings- och leveransinformation

–        IP-adressinformation eller någon annan identifikation

–        Information som samlas via cookies

–        På vilken sida du besöker, hur länge du stannar på sidan, hur hamnade du på sidan och vilka länkar du klickar

–        Information som samlas via sociala medier

Andra information som samlas via kundens tillåtelse.

  1.     Registers informationskällor

Vi samlar personuppgifterna huvudsakligen via vårt eget system i samband med kontaktbegäran eller senare i samband med användningen av våra tjänster. Vi kan också samla kundernas personuppgifter via offentliga källor eller register, liksom via Linkedin eller via andra sociala mediers kanaler.

Vi samlar våra webbesökares information med hjälp av Google Analytics- and MailChimp -services för att vi kunde analysera och utveckla våra webbplatsen ännu bättre och inrikta relevant marknadsföring för webbesökarna. Informationen registreras automatiskt när användaren lämnar sina personuppgifter på våra webbsidan eller när hon använder Smilee-tjänsten.

Avsikten med vår marknadsföringens automatisering är att hjälpa oss för att betjäna våra webbesökarna ännu bättre.

  1.     Grunderna för behandlingen av personuppgifter 

Vi tar hand om det att vi alltid har ett lagligt grund för behandlingen av personuppgifter.

Vi behandlar information huvudsakligen för att fylla i kontrakt och för förberedningen (t.ex. tjänsternas producering och levererande, kundhantering, för att hantera reklamationer och kundrespons) samt på basis av vår berättigad rättighet (t.ex. direkt marknadsföring för våra kunder och vår tjänsternas produktutveckling)

Genom ditt samtycke kan vi använda din e-postadress för att skicka nyhets- och marknadsföringsbrev eller behandla dina andra personuppgifter. Om vi behandlar dina personuppgifter bara genom ditt samtycke, kan du återkalla ditt samtycke när som helst.

Vi kan behandla dina personuppgifter också för att uppfylla lagliga förpliktelser. 

  1.   Att lämna ut personuppgifterna

För att kunna leverera tjänsten på det bästa möjliga sättet för dig, kan vi också lämna ut information utom EU eller ETA b.la. för att genomföra informationens teknisk uppehållande och för att genomföra behandlingen enligt våra underleverantörer.

Registeransvarig lämnar inte ut kundernas personuppgifterna för utomstående, förutom om finska myndighetsåtgärd förutsätter så.  

Huvudsakligen behandlas dessa uppgifter av vår företagets personal i sina arbeten.

Vi kan lämna ut information i några fall konfidentiellt till våra samarbetspartner eller till våra underleverantörer, som behandlar personuppgifterna med stöd av ett skriftligt uppdrag.

Vår underleverantörerna och samarbetspartnerna behandlar personuppgifterna enligt överenskommelsen, enligt våra skriftliga instruktioner och bara för att befrämja överenskommet och lagliga behov.

Vi kan också lämna ut information annars för att uppfylla överenskommet förpliktelser eller om lag eller en behörig myndighet förutsätter så. Vi kan också lämna ut dina personuppgifter, ifall vi är delaktiga i företag- eller affärsverksamhet.

Vi kan också lämna ut anonymiserad eller statistisk information, som inte kan identifieras med personen. Ifall sådan information ses inte längre som personuppgift, kan vi lämna ut information för tredje part också för någon annan än förut nämnda behov.

9 Överföring av data utanför EU/EES

För att behandla personuppgifter använder vi tjänsteleverantörer som kan ha tillgång till personuppgifter utanför EU/EES, till exempel USA. Vi kommer att säkerställa ett korrekt och lagligt genomförande av överföringarna i enlighet med lagstiftningen om behandling av personuppgifter. I alla situationer kommer vi endast att skicka personuppgifter utanför EU/EES-området med någon av följande juridiska skäl:

  • Europeiska kommissionen har beslutat att det ifrågavarande mottagarlandet har säkerställts ha en tillräcklig nivå av dataskydd.
  • Det finns andra legitima skäl för att överföra dina personuppgifter utanför EU/EES, till exempel USA:s Privacy Shield, godkänd av Europeiska kommissionen.

10 Lagringstiden för uppgifterna

Vi behåller personuppgifter endast för den tid som behövs för att uppfylla de användningsområden som beskrivs i denna policy. Dessutom kan viss information hållas längre i den utsträckning som är nödvändig för att uppfylla de skyldigheter som följer av lag, såsom ansvar för redovisning. Onödig data kommer att raderas regelbundet.

11 Principer för dataskydd

Personlig information skyddas mot extern användning av brandväggar, antivirusprogram, personliga användar-ID och lösenord. Tillgång till personuppgifter är begränsad till personer som är auktoriserade av Smilee, vars arbete kräver behandling av personuppgifter. Vi lämnar personliga uppgifter endast på ett konfidentiellt och begränsat sätt utifrån våra avtal till våra avtalsparters, som våra underleverantörer. Våra avtalsparters måste åta sig att säkerställa tillräcklig säkerhet och att fullt ut följa laglig behandling av personuppgifter. Hanterare av personuppgifter är bundna av sekretesskyldigheten.

Vår webbplats använder en TLS-skyddad HTTPS-anslutning, i vilket fall all personlig information i elektronisk form är skyddad. Om informationen är i manuell form, hålls den från utomstående i låsta områden och förstörs enligt datasäkerhet. 

12 Cookies 

Cookies är små textfiler som automatiskt sparas i datorn / terminalen när en användare besöker olika webbplatser. Vår webbplats använder cookies så att vi kan erbjuda våra tjänster så användarvänliga och högkvalitativa som möjligt. 

Cookies vi använder är relaterade till vårt automatiseringssystem för marknadsföring (MailChimp), chattjänsten vi tillhandahåller (Smilee), Google Analytics och de sociala 

medierna vi använder, nämligen LinkedIn och Facebook Services.

Dessa programvaror lagrar bland annat information om vilken webbplats du besöker, hur länge du stannar på webbplatsen, hur du kom till webbplatsen och vilka länkar du klickar på. Vi kan använda cookies för att utveckla våra tjänster och webbplatser, analysera användningen av webbplatsen och rikta in och optimera marknadsföring. Spårning av webbplatsens trafik hjälper oss att göra webbplatsen ännu bättre, och vi kommer att kunna ge användarna en bättre användarupplevelse.

Användningen av cookies kan inaktiveras från webbläsaren (de flesta webbläsarprogram tillåter att cookies ska inaktiveras). Observera dock att då ska nätverkstjänsten och chattjänsten kanske inte fungera utan störningar.

13 Den registrerades rättigheter

Rätt att neka direkt marknadsföring

Den registrerade har rätt till att när som helst neka behandling av personlig information för direkt marknadsföring.

Varje nyhetsbrev som skickas av Smilee har en länk, varav

du kan blockera direktsändning till din e-post i framtiden, om du vill.

Rätt att få tillgång till information (inspektionsrätt)

Alla har rätt att veta vilken information om honom/henne har sparats i registret.

Rätt att kräva korrigering eller borttagning av information (rätt att bli bortglömd)

Smilee tar bort, korrigerar eller kompletterar någon felaktig, onödig, bristfällig eller inaktuell information på eget initiativ eller på begäran av den registrerade.

Rätt att begränsa behandlingen

Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hans/hennes personuppgifter begränsas, till exempel när han/hon bestrider noggrannheten

av hans/hennes personuppgifter och kräver att hans/hennes personuppgifter korrigeras eller tas bort. I sådant fall får sådana personuppgifter endast behållas, inte behandlas

annat. Begränsningen av behandlingen av information säkerställs av

tekniska åtgärder.

Innan begränsningen av behandlingen raderas, Smilee kommer att informera den registrerade om det.

Rätt att motstå behandling av personliga information

Om vi ​​behandlar din personliga information på grundval av vårt allmänna intresse eller berättigat intresse, har du rätt att motstå behandlingen av din personliga information i den mån att det inte finns någon orsak som skulle strida mot dina rättigheter eller att behandlingen inte är nödvändig att hantera rättsliga krav.

Rätt att överföra information från ett system till annat

I den mån den registrerade har själv lämnat information i kundregistret som behandlas av den registrerades samtycke eller uppdrag, har den registrerade rätt att erhålla sådan information för sig själv i huvudsak i en form som kan användas i en maskinläsbart sätt och rätt att överföra denna information till ett annat register.

Återkallande av samtycke

Om personuppgifter behandlas baserat på samtycke från den registrerade har han/hon rätt att dra tillbaka hans/hennes samtycke genom att meddela Smilee. Till exempel har varje nyhetsbrev som skickas av Smilee en länk, från vilken du kan, om du vill, avbryta ditt samtycke till direktreklam i din e-post i framtiden. Du kan också avbryta ditt samtycke enligt beskrivningen i avsnitt 14.

Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om den registeransvarige inte följer gällande bestämmelser om dataskydd.

14 Begäran om registret

Begäran och förfrågningar relaterade till registret kan lämnas in personligen på webbplatsen genom att lämna in ett identitetsdokument. Smilee svarar på förfrågningarna inom en (1) månad av begäran, såvida det inte finns särskilda skäl att förlänga svarstiden. Vi kan också vägra att genomföra din begäran på grundval av gällande lag.

15 Kravet på information

Om du inte godkänner behandlingen av dina personuppgifter enligt syftet med och rättigheter till denna sekretesspolicy, kommer vi inte att kunna betjäna dig och fullt ut uppfylla vårt syfte. Om du önskar att vi inte behandlar informationen i enlighet med dessa principer, ber vi att du inte delar information med oss.