Tietosuojaseloste

 

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, millaisia henkilötietoja käsittelemme liittyen omien palveluidemme toimittamiseen ja markkinointiin, asiakassuhteen hallintaan, laskutukseen ja markkinoinnin palvelujen kehittämiseen, sekä kenellä on pääsy tietoihin ja millä perusteella. 

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa, joten se kannattaa tarkistaa säännöllisesti. Verkkosivuston ja liitännäisten palvelujen jatkuva käyttö uuden version julkaisun jälkeen katsotaan muokattujen ehtojen hyväksynnäksi. Käyttämällä verkkosivustoamme, hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

1 Rekisterinpitäjä

Kommeet Oy (jäljempänä Smilee)

Yrttipellontie 1

90230 Oulu

puh. +358 405 528 702

support@smilee.io

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja: Teuvo Karppinen, teuvo@smilee.io

3 Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Smilee | Asiakas- ja markkinointirekisteri 

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa (mm. palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, rekrytointia, asiakastuessa ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi), asiakasviestinnässä sekä Smileen ja sen yhteistyökumppaneiden tarjoamien palvelujen markkinoinnissa sekä palvelujen kehittämisessä.

Tietoja saatetaan kerätä ja käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

 

5 Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavankaltaisia tietoja:

  • Nimi
  • Yritys
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Osoite
  • Titteli
  • Suostumustiedot
  • Yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
  • Asiakaspalautetiedot
  • Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästeiden kautta kerättävät tiedot
  • Millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot

 

Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

6 Rekisterin tietolähteet

 

Keräämme henkilötietoja pääasiassa itseltä yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä, kuten LinkedInistä tai muista sosiaalisen median kanavista.

Keräämme Google Analytics- ja Autopilot-palveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuillamme tai käyttäessään Smilee-palvelua.

Käyttämämme markkinoinnin automaation tarkoituksena on auttaa meitä palvelemaan sivustomme vierailijoita entistä paremmin. 

 

7 Tietojen käsittelyn perusteet

 

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojen käsittelemiselle.

Tietoja käsittelemme pääasiassa sopimusten täyttämiseksi ja valmistelemiseksi (esim. palveluidemme tuottaminen ja toimittaminen, asiakashallinta, reklamaatioiden ja asiakaspalautteen käsittely) sekä oikeutetun etumme perusteella (esim. suoramarkkinointi asiakkaillemme ja palveluidemme tuotekehitys).

Suostumuksellasi saatamme käyttää sähköpostiosoitettasi uutis- ja markkinointikirjeiden lähettämiseen tai käsitellä suostumuksesi perusteella muita tietojasi. Mikäli käsittelemme tietojasi vain suostumuksen perusteella, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Saatamme käsitellä tietojasi myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

 

8 Tietojen luovutukset

 

Voidaksemme toimittaa Palvelua sinulle parhaalla mahdollisella tavalla, tietoja voidaan luovuttaa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mm. tietojen teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttamiseksi alihankkijoidemme toimesta.

Rekisterinpitäjä ei luovuta Asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. 

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään.

Tietoja saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti yhteistyökumppaneillemme tai alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitetut pilvipalvelut.

Alihankkijamme ja yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain sovittujen, lainmukaisten tarkoitusten edistämiseksi.

Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi tai lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olemme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Saatamme luovuttaa anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää henkilöön. Mikäli tällainen tieto ei enää ole katsottavissa henkilötiedoksi, saatamme luovuttaa tietoa kolmansille osapuolille myös muuta kuin tässä mainittua tarkoitusta varten.

 

9 Tietojen siirto EU/ETA alueen ulkopuolelle

 

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • henkilötietojesi siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely.

 

10 Tietojen säilytysaika

 

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa koskevien vastuiden toteuttamiseksi. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännönmukaisesti.

11 Tietojen suojauksen periaatteet

 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietoihin pääsy on ainoastaan Smileen valtuuttamilla henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Ilmaisemme henkilötietoja vain luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Verkkosivustomme käyttää TLS-salattua HTTPS-yhteyttä, jolloin kaikki henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa suojattu. Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

 

12 Evästeet

 

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Käyttämämme evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmäämme (Autopilot), tarjoamaamme chat-palveluun (Smilee), Google Analyticsiin sekä käyttämiimme sosiaalisen median kanaviin eli LinkedIniin ja Facebook-yhtiöiden palveluihin.

Nämä ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston liikenteen seurannan avulla kehitämme verkkosivustoamme, jotta se olisi entistä parempi ja pystymme tuottamaan käyttäjille paremman käyttäjäkokemuksen.

Evästeiden käyttö voidaan estää selaimesta (useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen). Huomaa kuitenkin, että tällöin verkkopalvelu chat-palvelu ei välttämättä toimi häiriöittä.

 

13 Rekisteröidyn oikeudet

 

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Jokaisessa Smileen lähettämässä Uutiskirjesähköpostissa on linkki, josta voit halutessasi estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa.  

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.  

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Smilee poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamisesta esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan teknisin toimenpitein.

Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, Smilee ilmoittaa siitä rekisteröidylle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Smileelle.  Esimerkiksi jokaisessa Smileen lähettämässä uutiskirjesähköpostissa on linkki, josta voit halutessasi peruuttaa suostumuksesi suorapostituksiin sähköpostiisi jatkossa. Voit myös peruuttaa suostumuksesi kohdan 14 kuvaamalla tavalla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

14 Rekisteriin liittyvät pyynnöt

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja pyynnöt voi toimittaa joko henkilökohtaisesti paikan päällä esittämällä henkilöllisyystodistuksen 

Smilee vastaa pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

15 Tietojen pakollisuus

Jos ette hyväksy henkilötietojen käsittelyä tämän tietosuojaselostuksen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta. Jos et halua, että käsittelemme tietoja näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.