Det finns forskning som tyder på att produktiviteten är bättre när man jobbar hemma än på kontoret, fastän man skulle kunna tro att det är tvärtom. Man kunde tro att man hemma lätt faller för frestelser och därför får mindre gjort. Men så är det faktiskt inte. När det gäller distansarbete kan man prata om en otrolig boost i produktiviteten. Med distansarbetare minskar antalet frånvaron. De är inte sena till jobbet, de tar ut färre sjukdagar och de tar kortare pauser. Dessutom är det lättare för dem att koncentrera sig på jobbet i lugn och ro i en arbetsmiljö de själva har valt.
Vi på Smilee har byggt våra tillvägagångssätt ur distansarbetets synvinkel och tagit emot dessa möjligheter med öppna armar. Med hjälp av olika teknologier är det möjligt att försäljaren eller teamleadaren inte behöver befinna sig på kontoret. Vi tog reda på hurdant distansarbete är ur Smilees experters synvinklar och frågade Ilari Itämies och Jenni Raaska om deras erfarenheter. Jenni är chef för online kundserviceteamet och Ilari är ansvarig för kundmötesbokningar. Han gör också B2B-försäljning, prospektering och tar hand om andra ekonomiska ärenden.
Modern teknologi ger möjligheter
Ilari och Jenni flyttade till Munchen, Tyskland, hösten 2018, när Ilari åkte dit som utbytesstudent. I början var det lite tveksamt om distansarbete skulle funka men Smilees VD Teuvo Karppinen såg det som en möjlighet för alla. ”Framför allt var det möjligt att bevisa för oss själva att även sådana viktiga roller som online-teamets ledarskap eller försäljning kan göras både i Tyskland och i Finland. Modern teknologi och flexibla procedurer gör det möjligt att jobba i stort sett var som helst”, sammanfattar Ilari.
För att få distansarbete att fungera blir arbetsgivarens roll betonad. Det är viktigt att se till att verktygen är tillräckliga och att hela personalen blir informerad om arrangemanget. Kommunikationen ska funka ur synvinklar från både företagskulturen och teknologin”, understryker Ilari och Jenni.
Aktiv kommunikation viktig
I praktiken så förändrades inte innehållet och arbetsprocedurerna mycket i München. I stället för att möta människor face to face hölls möten online genom att använda olika teknologier. Dessutom visade det sig att Ilari och Jenni ringde sina kollegor mer, istället för att skicka meddelanden via email eller Slack.
Ilari påpekar att kommunikationen till och med ökade eftersom man kontaktade sin chef mer än tidigare. Intensiv kommunikation var nödvändig för att följa upp företagsangelägenheterna. Följaktligen lärde distansarbete Ilari och Jenni att effektiv kommunikation bygger på proaktivitet och ansvar.
Friheten är det bästa
Det definitivt bästa med distansarbete är enligt Jenni och Ilari friheten, och att man slipper lägga tid på att pendla som annars kan vara tidskrävande. I bästa fall kunde möten hållas på tåget mitt i de vackra Alperna. Online-distansarbete är alltså möjligt var som helst där det finns en internetuppkoppling.
Ibland skulle jobb och fritid flyta ihop. Eftersom det inte fanns lika mycket socialt liv som i Finland, sträckte sig arbetsdagarna långt in på kvällen. Både Ilari och Jenni tycker att detta kan lösas genom att sätta gränser, schemaläggning och att göra upp rimliga dagsplaner.
Ilari kunde se sig själv att arbeta på distans “fifty-fifty”. Han tillägger att det lönar sig att byta arbetsmiljöer eftersom det ger en positiv “boost” till jobbet. Jenni påpekar att olika co-working -lokaler erbjuder bra möjligheter för distansarbete. Sammantaget kan Ilari och Jenni rekommendera distansarbete till alla vars jobb inte är bundet till något speciellt ställe. Tiden i Munchen var så oförglömlig för dem.
